Il est 18h55, le périscolaire de l’école va bientôt fermer ses portes, et il reste un enfant dont les parents ne sont pas encore venus. Malheureusement l’agent n’a aucune information indiquant qui vient chercher l'enfant ce soir-là. Il doit donc appeler les 2 parents pour avoir une réponse.
Nous pourrions nous dire que c’est une situation exceptionnelle, mais elle est devenue beaucoup plus fréquente qu'il y a dix ans. En effet, aujourd’hui, en France, près d'un enfant sur trois vit dans une famille monoparentale, séparée ou recomposée. (d’après une étude de l’INSEE de 2023).
Derrière cette évolution sociétale se cache un véritable défi pour les services Enfance des collectivités : comment gérer des situations familiales toujours plus complexes tout en garantissant la sécurité des enfants, l'équité de traitement des familles et la sérénité des agents ?
Dans cet article, nous partageons les principaux points de vigilance observés auprès des collectivités que nous accompagnons, ainsi que les bonnes pratiques permettant de sécuriser la gestion des dossiers famille.
Pourquoi les familles séparées complexifient-elles la gestion des services Enfance ?
Aujourd’hui, les services « Enfance & Famille » des collectivités font face à des structures familiales moins conventionnelles. Ils accompagnent désormais des familles monoparentales, séparées ou recomposées, au sein desquelles les parents ont des enfants nés de différentes unions (précédentes ou actuelles).
Tout cela peut complexifier, au sein des services, la gestion du suivi de l’encadrement des enfants. Qui plus est quand une décision de justice est à appliquer, mais n’est pas évidente à retranscrire dans son suivi (garde exclusive ou partagée des enfants, 1 semaine sur 2, ou autre,…).
Ajoutez à cela la facturation de la cantine, des activités périscolaires et extrascolaires, pour encore plus de complexité dans le dossier famille.
Chaque situation est unique et peut constituer un véritable casse-tête pour les agents en Mairie qui sont en 1ère ligne, avec le risque de générer des conflits entre parents et services.
Il est donc nécessaire pour les collectivités de se doter d’un outil/logiciel Enfance et d’un portail Famille adaptés à ces nouvelles structures familiales.
Comment se prémunir des conflits entre les parents ?
Avant de choisir le logiciel Enfance qui va fluidifier la gestion des familles, il est important de connaître ce qui peut être source de conflit entre parents et, par conséquent, entre les parents et les agents du service enfance qui sont, rappelons, en 1ère ligne dans ces moments.
Il est nécessaire d’identifier clairement les responsables légaux qui détiennent l’autorité parentale sur chacun des enfants de la famille et de déterminer le cas échéant un planning de garde alternée. Une fois identifié, il est impératif de tracer les autorisations, les contacts autorisés (grands-parents, nounous, …), mais aussi les contacts interdits. Certains parents ont des mesures d’éloignement envers leurs enfants. Il est de la responsabilité des agents de Mairie d’être en possession de ces autorisations pour la sécurité du ou des enfants qu’ils ont dans l’établissement.
L’autorité parentale permet, ensuite, de pouvoir établir, si nécessaire, le calendrier de garde alternée.
Enfin, avoir formalisé des justificatifs “officiels” (décision de justice, papier signé par les deux parents, ...) évitera de nombreux conflits, car un jugement a été posé ou un accord défini.
Il est judicieux de mettre facilement et rapidement à disposition des agents ces justificatifs officiels : le logiciel Enfance Concerto permet de stocker et centraliser ces documents dans le dossier individuel de chaque enfant. Cela aide considérablement les services publics, et leur évite d’aller chercher dans différents dossiers de la famille.
Comment gérer les plannings de garde sans multiplier les manipulations ?
Lorsqu’une décision officielle instaure la mise en place d’un calendrier de garde alternée, mais que les parents veulent faire autrement parce que c’est plus simple pour eux, si la Mairie décide d’aller dans leur sens, cela pourrait retomber plus tard sur l’agent qui a pourtant voulu bien faire. Si un document signé des deux parties atteste de cet accord, les agents sont couverts. Cependant, il se peut que la gestion de la garde se fasse le jour même. Par exemple le parent 1 doit partir en déplacement, ou est malade, le parent 2 prend le relai. Et dans ce cas, il est important d’être doté d’un logiciel Enfance permettant le changement rapide de planning.
Les changements de planning peuvent aussi impacter la facturation, sujet abordé ci-dessous. Modifications que notre logiciel Enfance & Famille Concerto sait traiter en temps réel.
Facturation, qui paie quoi et comment ?
Nous accompagnons plus de 1200 Mairies dans leur gestion et le suivi des parcours scolaires et extra-scolaires avec notre logiciel Concerto, et certaines nous disent « au vu de la complexité de certaines situations, nous préférons que les parents se débrouillent entre eux, et on adresse la facture à l'un des parents, ils s’arrangent pour régler». Mais dans la réalité ce n’est pas aussi simple, car bien souvent les parents souhaitent payer la moitié de la prestation directement à la Mairie ou uniquement une partie.
La facturation peut donc être un moment complexe pour certaines collectivités. En effet, dans les familles séparées, la question de qui paie quoi et combien revient de façon récurrente. Commencer par déterminer clairement avec les parents qui est le ou la « responsable financier » pour chacun des enfants et de leurs prestations. Ensuite, établissez des règles de fonctionnement global. Éviter le cas par cas qui pourrait vous être reproché par d’autres familles. De même si l’un des parents habite dans la commune, allez-vous favoriser le parent qui habite dans la commune parce que la tarification lui est plus avantageuse ?
Partager une facture en 2 : quand une décision officielle se heurte à la mise en pratique
Certains jugements décident d’appliquer le partage d’une facture entre les 2 parents. Cependant concrètement, une facture adressée à un parent peut concerner plusieurs enfants, dont certains ne sont pas concernés par la décision, ou encore des prestations ici aussi non éligibles. L’agent en Mairie se retrouve ainsi parfois bien démuni pour retranscrire dans un logiciel une situation particulière.
Notre logiciel Concerto permet aux Mairies de déterminer, pour chaque enfant et pour chacune de ses prestations, si les 2 parents sont payeurs.
Cela permet une grande souplesse, avec par exemple la possibilité de facturer selon le souhait des parents :
Pour l’activité de restauration, les 2 parents seront payeurs mais l’un paye l’accueil périscolaire, et l’autre l’accueil de loisirs petites vacances.
Lorsqu’une inscription est rattachée à 2 payeurs, 2 cas de figure sont possibles :
- Pour les activités dont la facturation prend en compte les jours prévus ou réalisés, le souhait est de facturer en prenant en compte le calendrier de garde alternée défini en amont sur le dossier de l’enfant. Ce calendrier peut être ajusté à l’heure. Ainsi, le parent qui dépose son enfant le matin pour le périscolaire paiera ce temps d’accueil, l’autre parent qui récupère l’enfant le soir au périscolaire paiera cet autre temps d’accueil.
- Pour les activités mettant en place des forfaits de facturation, comme les forfaits mensuels, il est possible de répartir un pourcentage, par exemple 60/40% sur chacun des parents.
Toutes ces règles d’usages permettent d’apporter une facturation plus juste, et donc plus de sérénité pour les agents du service Enfance & Famille.
Quels logiciels permettent de sécuriser la gestion des dossiers famille en Mairie ?
Après avoir défini des règles de fonctionnement claires, encore faut-il disposer d'un outil capable de les appliquer simplement au quotidien. La gestion des familles séparées ou recomposées ne peut plus reposer sur des tableaux de suivi ou des manipulations manuelles. Un logiciel Enfance adapté doit permettre aux agents de retrouver rapidement les bonnes informations, de sécuriser leurs décisions et de limiter les risques d'erreur. Un dossier clair et visuel avec :
- Les rôles de chacun et leurs liens avec toutes les personnes qui composent le foyer;
- Une autorité parentale bien définie, qui permettra en plus de restreindre les actions des parents sur le portail famille;
- Des contacts autorisés ou interdits;
- La séparation des parents : effectuer l’opération en étant accompagné;
- Le rattachement des enfants dans la nouvelle famille avec mise en place ou non d’un calendrier de garde;
- Un calendrier de garde défini à l’heure, avec ici encore l’application concrète sur le portail (un parent ne pourra réserver une prestation sur une journée que s’il a la garde ce jour-là);
- La définition des rôles de payeurs pour chaque activité.
Pour accompagner cette évolution, notre logiciel Enfance Concerto va bien au-delà de la simple gestion des inscriptions ou de la facturation. Il offre une vision claire de chaque dossier famille et intègre les règles nécessaires pour sécuriser le travail des agents.
Rendez-vous sur l’article de Mr BARRET, de la commune Petite-Île, qui partage son expérience avec Concerto.
Pour conclure
Les structures familiales évoluent, les attentes des parents aussi. Pour les collectivités, il ne s'agit pas seulement de gérer des inscriptions aux activités ou de produire des factures : il s'agit de garantir la sécurité des enfants, d'assurer une égalité de traitement entre les familles et de faciliter le quotidien des agents. Disposer d'un logiciel capable d'intégrer cette complexité devient un véritable levier de qualité de service.